Пандемия принесла с собой изменения, которые больше не имеют обратной дороги, и укрепила процессы, готовившиеся к Промышленной революции 4.0, включая оцифровку работы. С этим импульсом электронная подпись трудовых договоров и других трудовых документов становится все более важной и стала важным шагом в модернизации организаций. 

Электронная подпись трудовых договоров возникает в основном из-за того, что компаниям необходимо внедрить систему управления документами, которая позволяет защищать и охранять информацию, купить ЭЦП вы можете на этой странице.

По словам Гонсало Толедо Брито, эксперта по электронным трудовым документам и расширенной электронной подписи в Чили, полная очистка и последующая оцифровка процессов отвечает потребности компаний в повышении конкурентоспособности за счет автоматизации. Что предлагает такие преимущества, как более высокая производительность, экономия, эффективность и результативность (Toledo, G. 2021).

Итак, что нужно учитывать и зачем внедрять электронную подпись в трудовые договоры ? Посмотрим:

Правила применения электронной подписи в трудовых договорах

Для заключения трудового договора онлайн требуется электронная подпись. То есть механизм, позволяющий получателю электронного документа формально идентифицировать его автора. Это проверка того, что подписывающее лицо является тем, за кого себя выдает. 

В каждой стране есть правила для электронных подписей. Поэтому для его реализации удобно знать конкретные регламенты. Например, в Колумбии закон различает два вида подписи: электронную подпись и цифровую подпись. 

Виды электронной подписи трудовых договоров

 Простая электронная подпись

Он определяется как любое дополнение , которое «позволяет получателю электронного документа хотя бы формально идентифицировать его автора».

Расширенная электронная подпись

Это та подпись, которая сертифицирована аккредитованным поставщиком и создана с использованием средств, которые владелец поддерживает под своим исключительным контролем, таким образом, что она связана только с ним и с данными, на которые она ссылается, что позволяет последующее обнаружение каких-либо изменений, удостоверяющих личность владельца и не позволяющих ему узнать целостность документа и его авторство».

Трудовые документы, такие как контракт, устав компании, обязательство о соблюдении конфиденциальности и профессиональной тайны, среди прочего, являются частными документами, в которых электронная подпись играет фундаментальную роль безопасности и действительности. 

Какой вид электронной подписи использовать в трудовых договорах?

Для подписания контрактов в цифровом виде компании могут использовать как простую электронную подпись, так и расширенную электронную подпись: 

• Простая электронная подпись позволяет работнику выразить свое согласие с содержанием договора. Пользоваться очень легко и просто, проверка осуществляется через ящик или PIN-код. Однако его недостатком является то, что для идентификации пользователя и подтверждения создания PIN-кода может потребоваться собственноручная подпись. 
• Со своей стороны, расширенная электронная подпись позволяет идентифицировать лицо, подписывающее договор, и может распознавать любые последующие изменения подписанных данных. Поэтому это наиболее рекомендуемый тип электронной подписи трудовых договоров и наиболее часто используемый компаниями.  

Преимущества расширенной электронной подписи:

• Позволяет идентифицировать подписывающего.
• Он уникальным образом связан с подписывающей стороной и с подписанными данными для обнаружения любых изменений. 
• Высокий уровень доверия под эксклюзивным контролем подписанта.
• Он прост в использовании и реализации. 

Преимущества электронной подписи трудовых договоров

Вот причины, по которым вы должны начать подписывать контракты онлайн:

1. Оптимизация процессов

Избегайте выполнения вашими сотрудниками ненужных процедур, таких как печать и сканирование листов для отправки подписанного трудового договора. Это применимо независимо от того, находятся ли они в офисе, работают удаленно или работают удаленно.

2. Оптимизируйте ресурсы

Экономьте на стоимости бумаги, печати и складских площадях, а также уменьшайте воздействие на окружающую среду.

Это также экономит время и деньги на поездку. Забудьте о личном общении и выполняйте процессы найма быстро и легко. 

3. Подпишите безопасные онлайн-контракты с полной юридической силой

Адекватное решение для электронной подписи поддерживается сертифицирующим государственным органом, который гарантирует техническую и юридическую безопасность в процессе его выдачи. Это позволяет вам подписывать электронные контракты с безопасностью и юридической силой как для вас, так и для ваших сотрудников.